Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali raccolti attraverso il Check-Up dei 7 Pilastri d’Impresa, realizzato da OSM Partner Piacenza.

Il Check-Up ha lo scopo di fornire all’imprenditore una fotografia strutturata di alcune aree fondamentali dell’impresa, attraverso l’elaborazione delle risposte fornite e la predisposizione di un Report Executive personalizzato.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è:

COSMO s.r.l. – OSM Partner Piacenza
Via Giandomenico Romagnosi, 57
29121 Piacenza (PC)
P. IVA 01936380334
E-mail: info@osmpartnerpiacenza.it
Sito web: www.osmpartnerpiacenza.it

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali o all’esercizio dei propri diritti è possibile contattare il Titolare all’indirizzo e-mail sopra indicato.

2. DATI PERSONALI RACCOLTI

Attraverso il Check-Up possono essere raccolti:

• dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono;
• dati professionali, quali azienda di appartenenza e ruolo ricoperto;
• le risposte fornite alle domande del Check-Up, relative, tra l’altro, all’organizzazione e al funzionamento dell’impresa, alla gestione delle persone, alla leadership, ai processi aziendali e al ruolo dell’imprenditore;
• dati tecnici connessi alla compilazione e all’invio del modulo, quali identificativo della compilazione, data e ora di invio e ulteriori informazioni tecniche generate dai sistemi utilizzati.

Il Check-Up non è finalizzato alla raccolta di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR.

Si invita pertanto l’interessato a non inserire spontaneamente informazioni relative alla salute, origine razziale o etnica, convinzioni religiose o filosofiche, orientamento sessuale, appartenenza sindacale o altre categorie particolari di dati non necessarie alla compilazione del questionario.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati raccolti saranno trattati per le seguenti finalità:

• gestire la compilazione del Check-Up dei 7 Pilastri d’Impresa;
• elaborare le risposte fornite;
• determinare punteggi, indicatori, aree di forza e aree che meritano maggiore attenzione o approfondimento;
• effettuare gli incroci previsti dal modello diagnostico del Check-Up;
• predisporre il Report Executive personalizzato;
• inviare o rendere disponibile il Report all’interessato;
• contattare l’interessato tramite i recapiti forniti per la gestione del Check-Up, la restituzione dei risultati e gli eventuali approfondimenti direttamente collegati al servizio;
• fornire chiarimenti o assistenza relativi al Check-Up;
• garantire il corretto funzionamento e la sicurezza dei sistemi utilizzati per l’erogazione del servizio.

I dati raccolti attraverso il Check-Up non saranno utilizzati automaticamente per l’invio sistematico di newsletter o comunicazioni commerciali non connesse al servizio.

L’eventuale utilizzo dei dati per finalità promozionali ulteriori avverrà soltanto qualora sussista un’idonea base giuridica e, quando richiesto dalla normativa, sia stato acquisito uno specifico consenso separato.

4. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Per i trattamenti strettamente necessari alla compilazione, elaborazione e restituzione del Check-Up, la base giuridica è costituita dall’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, in quanto il trattamento è necessario per dare seguito alla richiesta dell’interessato di usufruire del servizio.

Non è pertanto richiesto uno specifico consenso per le operazioni strettamente necessarie a:

• elaborare le risposte;
• produrre il Report Executive;
• inviare o mettere a disposizione il Report;
• ricontattare l’interessato in relazione alla restituzione del Check-Up.

Per eventuali trattamenti ulteriori che richiedano il consenso dell’interessato, quest’ultimo sarà richiesto separatamente e potrà essere revocato in qualsiasi momento.

5. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati indicati come obbligatori nel modulo è necessario per poter elaborare correttamente il Check-Up e fornire la relativa restituzione.

Il mancato conferimento di tali dati può rendere impossibile completare il servizio o predisporre e consegnare il Report Executive.

Gli eventuali campi indicati come facoltativi possono essere lasciati vuoti senza impedire la compilazione del Check-Up.

6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO, ELABORAZIONI AUTOMATIZZATE E INTELLIGENZA ARTIFICIALE

I dati vengono trattati mediante strumenti informatici e procedure organizzative adeguate a garantirne sicurezza, riservatezza e integrità.

L’elaborazione del Check-Up comprende l’utilizzo di regole di calcolo predeterminate, sistemi automatizzati e logiche diagnostiche attraverso le quali vengono determinati punteggi, indicatori, alert e relazioni tra le risposte fornite.

Tali elaborazioni hanno lo scopo di costruire una lettura strutturata delle informazioni inserite dall’interessato.

Nella predisposizione del Report potranno inoltre essere utilizzati strumenti basati su intelligenza artificiale, con la funzione di supportare l’elaborazione, organizzazione e restituzione in forma testuale dei risultati.

L’intelligenza artificiale non viene utilizzata per assumere autonomamente decisioni aventi effetti giuridici o analogamente significativi nei confronti dell’interessato.

Il risultato prodotto dal sistema costituisce una lettura informativa e consulenziale e non sostituisce la valutazione e il confronto con il professionista.

Il Check-Up:

• fotografa una situazione sulla base delle risposte fornite;
• evidenzia aree di forza, possibili criticità e collegamenti tra le risposte;
• formula ipotesi che possono essere approfondite durante la restituzione;
• non formula diagnosi sulla persona;
• non costituisce una valutazione psicologica, sanitaria, finanziaria, legale o professionale certificata;
• non attribuisce automaticamente cause certe alle situazioni rilevate.

La metodologia del progetto stabilisce infatti che punteggi e alert orientino l’analisi, mentre le ipotesi devono essere validate nel confronto con l’imprenditore.

7. SOGGETTI CHE POSSONO TRATTARE I DATI

Per l’erogazione del Check-Up il Titolare può avvalersi di fornitori tecnologici e professionali necessari al funzionamento del servizio.

Il processo può comprendere servizi appartenenti alle seguenti categorie:

• piattaforme per la creazione e gestione dei moduli online;
• piattaforme per l’automazione dei flussi informativi;
• servizi di archiviazione e produttività;
• servizi cloud;
• sistemi di elaborazione dei dati;
• sistemi basati su intelligenza artificiale;
• strumenti per la generazione e l’invio del Report Executive.

Tra i fornitori tecnologici attualmente utilizzati o previsti nel processo possono rientrare:

Tally
per la raccolta delle informazioni e delle risposte attraverso il questionario online;

Make
per l’automazione e il trasferimento delle informazioni tra i diversi sistemi utilizzati;

Google
per servizi di archiviazione, elaborazione e gestione delle informazioni e dei documenti;

OpenAI
per eventuali elaborazioni effettuate mediante modelli di intelligenza artificiale a supporto della generazione del Report.

Tally dispone di un proprio Data Processing Agreement ed è una società soggetta al diritto belga; Make pubblica specifica documentazione GDPR e strumenti per la disciplina dei trasferimenti internazionali. Tally Forms

Quando tali soggetti trattano dati personali per conto del Titolare, essi saranno utilizzati, ove richiesto dalla normativa, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

L’elenco aggiornato dei Responsabili e dei fornitori coinvolti nel trattamento può essere richiesto al Titolare.

8. UTILIZZO DI OPENAI E DATI TRATTATI DAI SISTEMI DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE

Qualora il processo di elaborazione utilizzi i servizi API di OpenAI, le informazioni necessarie alla predisposizione del Report potranno essere trasmesse ai relativi sistemi per il tempo strettamente necessario all’elaborazione.

Il Titolare adotta il principio di minimizzazione dei dati, limitando per quanto possibile le informazioni trasmesse a quelle necessarie per ottenere la restituzione richiesta.

Secondo la documentazione pubblicata da OpenAI, gli input e gli output trasmessi attraverso la piattaforma API non vengono utilizzati per addestrare i modelli per impostazione predefinita, salvo esplicita adesione del cliente alla condivisione dei dati. OpenAI Help Center

Resta ferma la possibilità che i fornitori tecnologici effettuino trattamenti tecnici necessari alla sicurezza, prevenzione degli abusi e corretta erogazione dei rispettivi servizi secondo le proprie condizioni contrattuali e informative.

9. TRASFERIMENTO DEI DATI AL DI FUORI DELLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO

L’utilizzo di alcuni fornitori tecnologici può comportare il trattamento o il trasferimento di dati verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).

In tali casi il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR e attraverso gli strumenti ammessi dalla normativa applicabile, quali, a seconda dei casi:

• decisioni di adeguatezza della Commissione europea;
• Data Privacy Framework, ove applicabile;
• clausole contrattuali standard;
• ulteriori garanzie riconosciute dalla normativa.

I fornitori coinvolti possono inoltre avvalersi di propri sub-responsabili, secondo quanto previsto dai rispettivi accordi sul trattamento dei dati.

10. PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati raccolti nell’ambito del Check-Up saranno conservati per un periodo massimo di 24 mesi dalla compilazione, salvo che:

• si instauri successivamente un rapporto professionale o contrattuale con l’interessato;
• sia necessario conservarli per un periodo maggiore in adempimento di obblighi normativi;
• sia necessario conservarli per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto;
• l’interessato richieda la cancellazione anticipata e sussistano i presupposti previsti dal GDPR.

Decorso il periodo applicabile, i dati verranno cancellati, anonimizzati o resi non più riconducibili all’interessato, salvo ulteriori obblighi di legge.

11. SICUREZZA DEI DATI

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da:

• perdita;
• distruzione accidentale o illecita;
• alterazione;
• accesso non autorizzato;
• divulgazione non autorizzata;
• trattamento illecito.

L’accesso ai dati è limitato ai soggetti autorizzati e ai fornitori tecnologici necessari per l’erogazione del servizio.

I sistemi e i processi utilizzati vengono configurati, per quanto possibile, secondo principi di minimizzazione, riservatezza e limitazione dell’accesso alle informazioni.

12. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR e, in particolare, può richiedere:

• la conferma che sia o meno in corso un trattamento di propri dati personali;
• l’accesso ai dati personali;
• la rettifica di dati inesatti o incompleti;
• la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla normativa;
• la limitazione del trattamento;
• l’opposizione al trattamento, quando applicabile;
• la portabilità dei dati, quando prevista;
• la revoca di eventuali consensi precedentemente prestati.

Le richieste possono essere inviate a:

info@osmpartnerpiacenza.it

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento dei propri dati avvenga in violazione della normativa applicabile.

13. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo in conseguenza di:

• modifiche normative;
• evoluzioni del Check-Up;
• modifiche delle modalità di trattamento;
• introduzione, sostituzione o eliminazione di piattaforme tecnologiche;
• aggiornamenti dei processi di automazione o intelligenza artificiale.

La versione aggiornata sarà sempre resa disponibile su questa pagina.

Ultimo aggiornamento: ottobre 2026